Termes de référence

Énoncé de mission

Mission

Le réseau de modélisation appliquée du paludisme (AMMnet) est une communauté de modélisateurs, d'analystes de données et de partenaires qui développent, appliquent et utilisent des outils quantitatifs pour éclairer la prise de décisions et les opérations dans les pays où le paludisme est endémique. L'AMMnet favorise un forum collaboratif ouvert et respectueux pour l'apprentissage et le partage des connaissances dans le but d'améliorer la qualité du soutien analytique offert aux programmes de lutte contre le paludisme et de faire avancer la recherche générale sur le paludisme.

Vision

Développer et maintenir une communauté mondiale de modélisation travaillant à améliorer la prise de décisions et à réduire la charge de morbidité liée au paludisme.

Valeurs

• Nous créons une communauté respectueuse, collaborative et non compétitive.
• Nous enseignons et apprenons les uns des autres sur un pied d'égalité.
• Nous nous efforçons de comprendre en profondeur les données, le contexte et les besoins des pays.
• Nous promouvons l'avancement des modélisateurs dans les pays où le paludisme est endémique.
• Nous produisons des analyses fiables, pertinentes et de haute qualité pour les parties prenantes de nos pays.

Conseil d'administration d'AMMnet

Rôle du Conseil

Stratégie

Le conseil d'administration d'AMMnet définit la vision stratégique d'AMMnet, garantit la viabilité continue d'AMMnet et veille à ce qu'AMMnet continue de se concentrer sur sa mission, sa vision et ses valeurs.

Comités et activités

Le Conseil examine la structure et les activités des comités pour s'assurer qu'elles sont conformes à la mission et aux objectifs stratégiques d'AMMnet, y compris en modifiant les comités si nécessaire. Le Conseil délègue les comités de gouvernance et des finances en sélectionnant les membres du Conseil qui siégeront à ces comités. Le Conseil définit la stratégie de dépense des fonds et fixe le budget global par activité.

Durabilité du leadership

Le conseil d'administration planifie la transition de la direction en identifiant et en développant les présidents potentiels des comités, les chefs de groupes de travail et le successeur du président du conseil d'administration.

Membres du Conseil

Composition

Le conseil d'administration d'AMMnet est composé d'au moins 7 et d'au plus 12 membres. Le conseil d'administration d'AMMnet devrait représenter ses membres et inclure la diversité en termes de géographie, de sexe, d'étape de carrière et de formation technique. Le directeur général n'est pas éligible pour siéger au conseil d'administration.

Élection au Conseil

Chaque membre sera élu pour un premier mandat de trois ans. Les membres du conseil d'administration ayant satisfait aux critères de présence pourront se présenter à une réélection pour un mandat supplémentaire de trois ans, la durée totale de leur mandat au sein du conseil d'administration ne pouvant excéder six ans.

Les mandats des membres du conseil d'administration seront échelonnés de manière à ce que le renouvellement ne concerne pas plus d'un tiers du conseil au cours d'une période de douze mois.

Les membres du conseil d'administration seront élus par l'ensemble des membres d'AMMnet. Les candidats doivent d'abord réussir la sélection par le comité de gouvernance, qui utilisera une grille de notation pour évaluer les candidats potentiels ; les candidats ayant obtenu les meilleurs résultats seront transmis au vote des membres généraux. Les futurs membres du Conseil doivent avoir déjà siégé à un comité ou avoir co-dirigé un groupe de travail, un sous-groupe, un groupe régional ou une section locale.

Les élections du Conseil par l'ensemble des membres auront lieu chaque année, ou plus fréquemment si le Conseil décide de tenir des élections spéciales. Le vote aura lieu lors d'une assemblée générale si le quorum (défini ci-dessous) est atteint. Le vote lors de l'assemblée générale sera complété par une communication par courrier électronique afin que les membres qui ne peuvent pas assister à l'assemblée générale aient la possibilité de voter. Le vote par e-mail sera clôturé une semaine après l'assemblée générale. Tous les votes nécessiteront la saisie de l'adresse e-mail du membre afin que chaque membre ne vote qu'une seule fois. Tous les votes seront anonymes.

Dispositions transitoires

Les modifications apportées au présent cahier des charges prennent effet conformément aux modalités prévues dans la résolution d’approbation.

Il peut arriver que des changements apportés à la durée des mandats des membres du Conseil d’administration ou à d’autres dispositions de gouvernance nécessitent des ajustements transitoires afin d’assurer la continuité et la stabilité. Le Conseil d’administration est habilité à approuver de tels ajustements à la majorité des voix, sous réserve des conditions suivantes :

• Tout ajustement transitoire doit être limité dans le temps et consigné dans le procès-verbal du Conseil d’administration au moment de son approbation.
• Les ajustements transitoires ne peuvent en aucun cas prolonger de manière permanente la durée totale de mandat d’une personne au-delà des durées maximales fixées dans le présent cahier des charges, sans un amendement distinct approuvé par l’Assemblée générale.
• Tous les ajustements transitoires doivent être communiqués à l’ensemble des membres dans les 30 jours suivant leur approbation.
• Les ajustements transitoires ne constituent pas des amendements au présent cahier des charges et ne créent pas de précédent pour de futures modifications.

Le Conseil d’administration peut également autoriser des ajustements transitoires en réponse à des circonstances imprévues, notamment, mais sans s’y limiter, des postes vacants inattendus, une restructuration de la gouvernance ou des besoins liés à la continuité organisationnelle, à condition que les conditions susmentionnées soient respectées.

Départ du Conseil avant l’expiration de la durée du mandat

Les membres du Conseil qui souhaitent quitter le Conseil plus tôt sont priés de donner un préavis de 2 mois. Les membres du Conseil peuvent être révoqués du Conseil (par exemple, pour violation du Code de conduite) par un vote du Conseil.

Critères de présence

On s'attend à ce que les membres du Conseil assistent à toutes les réunions du Conseil. La participation minimale est de deux tiers des réunions sur une période d'un an. Les membres du Conseil sont tenus d'avoir une raison raisonnable de ne pas participer à une réunion et de donner un préavis suffisant. Si une réunion est manquée, le membre du Conseil doit rattraper son retard en lisant le procès-verbal de la réunion. Si un membre du Conseil est constamment dans l'impossibilité d'assister aux réunions du Conseil, il peut être radié du Conseil au bout d'un an ou plus tôt si plus d'un tiers des réunions ont déjà été manquées.

Activités du Conseil

Cadence des réunions

Le conseil d'administration d'AMMnet se réunit tous les deux mois. Le conseil d'administration peut se réunir plus souvent si le président le convoque ou moins souvent si le conseil est d'accord. Le quorum est établi lorsque plus de 50 % des membres du Conseil, ou au moins 5 membres du Conseil s'il s'agit d'un petit Conseil, sont présents et que le Président du Conseil est présent.

Participation aux réunions

Les réunions du conseil sont dirigées par le président du conseil d'administration. Les réunions du Conseil sont par défaut ouvertes à tous les membres du Comité, qui peuvent être invités expressément par un membre du Conseil et peuvent y participer sur demande au Secrétariat. Le Conseil indiquera clairement aux membres du Comité que leur présence est la bienvenue mais facultative. Le Conseil peut choisir de tenir une réunion ou une partie de réunion à huis clos ; si tel est le cas, le Conseil doit le spécifier à l'avance. Les membres du Secrétariat assistent normalement aux réunions du Conseil, mais le président du Conseil peut tenir la réunion à huis clos, y compris le Directeur exécutif, si nécessaire.

Décisions du Conseil

Les réunions du conseil d'administration sont axées sur la prise de décisions plutôt que sur le transfert d'informations. Les membres du Conseil sont donc tenus de lire les pré-lectures, le cas échéant, et de lire les mises à jour du Comité, les bulletins d'information, etc. pour rester informés entre les réunions. Le Conseil vote sur les recommandations faites par les Comités ou par le Président du Conseil. Le vote du président du conseil d'administration met fin à l'égalité des voix ; sinon, le président du conseil d'administration s'abstient de voter. Tous les votes sont adoptés à la majorité (> 50 %) et tous les votes sont anonymes.

Ordres du jour des réunions et points à voter

Les ordres du jour des réunions seront préparés par le président du conseil d'administration. Tout membre du Conseil peut demander que des points soient ajoutés à l'ordre du jour, y compris des points soumis au vote du Conseil.

Diffusion

Les procès-verbaux des réunions sont rédigés par le Secrétariat et partagés dans la newsletter d'AMMnet, directement avec les membres du Conseil d'administration, et archivés dans le système de fichiers de l'AMMnet dans la semaine suivant la réunion. Les décisions importantes peuvent également être diffusées lors de séminaires AMMnet ou directement par courrier électronique.

Évaluation du conseil

Les performances du Conseil sont examinées chaque année par le Conseil consultatif et les résultats sont partagés lors de l'Assemblée générale d'AMMnet. Le processus d'évaluation des performances sera développé par le comité de gouvernance et approuvé par le conseil d'administration.

Le Conseil effectuera une enquête tous les 6 mois dans le cadre d'une auto-évaluation informelle afin de déterminer rapidement si des processus ou des objectifs devraient changer.

Président du conseil d'administration

Rôle du président du conseil d'administration

Rôle du conseil d'administration et rôle exécutif

Le président du conseil d'administration d'AMMnet facilite la direction d'AMMnet par le Conseil, en définissant les principes directeurs, les politiques, la stratégie et la mission, ainsi que la supervision d'AMMnet par le Conseil d'administration. Avec le directeur exécutif, le président du conseil d'administration établit des lignes directrices pour la communication et gère les relations entre le conseil, les comités et le secrétariat afin que chacun sache comment communiquer. Le Secrétariat est efficace et une atmosphère de collaboration et de respect est maintenue.

Sélection du président du conseil

Mandat

Le président du conseil d'administration exerce un mandat initial de 3 ans, renouvelable une seule fois pour une durée supplémentaire d'un an, soit une durée maximale de 4 ans à ce poste.

Les mandats de président du conseil d'administration sont distincts et s'ajoutent aux mandats de membre du conseil d'administration. L'exercice des fonctions de président du conseil d'administration n'est pas pris en compte dans le calcul de la durée maximale de 6 ans applicable aux membres du conseil d'administration, et les mandats antérieurs en tant que membre du conseil d'administration ne sont pas pris en compte dans le calcul de la durée du mandat de président. La durée maximale totale de mandat pour toute personne — y compris à la fois le mandat de membre du conseil d’administration et celui de président du conseil d’administration — est de 10 ans.

Conditions d’éligibilité

Pour être éligible au poste de président du conseil d’administration, un candidat doit avoir déjà siégé au conseil d’administration d’AMMnet et avoir fait partie soit du comité de gouvernance, soit du comité des finances.

Les membres ayant accompli l’intégralité de leur mandat de six ans au sein du conseil d’administration peuvent néanmoins se présenter à la présidence, à condition de remplir les critères ci-dessus.

Si une personne est élue à la présidence après la fin de son mandat de membre du conseil d’administration, elle est réintégrée en tant que membre du conseil d’administration pour la durée de son mandat de président. À l’expiration de ce mandat, son mandat de membre du conseil d’administration prend également fin.

Aucune exigence n’est imposée quant à la situation géographique, au sexe, au stade de carrière ou au parcours technique du président du conseil d’administration.

Sélection

Le Comité de gouvernance recommandera un candidat à la présidence désignée au Conseil d’administration au plus tard six mois avant l’expiration du mandat du président en exercice, et au plus tôt douze mois avant. Le Conseil d’administration désignera le président désigné par vote..

Démission

Si le président du Conseil d’administration souhaite démissionner avant la fin de son mandat, il est tenu de donner un préavis d’au moins deux mois. Si aucun président élu n’a été désigné au moment de la démission, le Conseil d’administration peut nommer un président par intérim par voie de nomination et de vote du Conseil. Tout membre du Conseil d’administration en règle peut exercer les fonctions de président par intérim, qu’il remplisse ou non les critères d’éligibilité standard pour le poste de président du Conseil d’administration ; le président par intérim n’intervient qu’à titre d’urgence et assume toutes les responsabilités du président du Conseil d’administration jusqu’à ce qu’un président permanent soit sélectionné conformément au processus de sélection standard. Le président par intérim ne peut exercer ses fonctions que pendant six mois au maximum.

Révocation

Le Conseil d’administration peut révoquer le président du Conseil d’administration par un vote de défiance à la majorité des deux tiers.

Activités du président du conseil

Réunions du conseil

Le président du Conseil préside et anime les réunions du Conseil ; avec le Secrétariat, il établit un ordre du jour précis et le suit ; et s'assure que le Conseil dispose des informations nécessaires.

Leadership du conseil d'administration et durabilité

Le président du conseil dirige et développe un conseil d'administration solide. Le président fixe les objectifs et les attentes du Conseil et veille à ce qu'ils soient atteints, cultive le leadership de chaque membre du Conseil et fait du développement du Conseil une priorité. Le président du conseil sollicite les contributions des membres du conseil d'administration, veille à ce que chacun fasse sa part et travaille avec le comité de gouvernance pour identifier et recruter de nouveaux membres du conseil d'administration.

Comités

Le président du conseil veille à ce que tous les membres du conseil participent aux activités du comité et peut recommander des présidents de comité pour élection par le comité. Le président du Conseil examine la structure et les activités des comités pour s'assurer qu'elles sont conformes à la mission et aux objectifs stratégiques d'AMMnet, et peut recommander au Conseil la création de nouveaux comités ou la dissolution des comités actuels. Le président du conseil préside le comité de gouvernance et est membre du comité des finances. Le président du conseil d'administration peut choisir d'assister aux réunions du comité des objectifs selon les besoins.

Président élu

Le président élu peut assumer les responsabilités de président du conseil d'administration en cas d'absence du président du conseil d'administration ou si le président du conseil d'administration démissionne ou est démis de ses fonctions avant la fin de son mandat.

Succession

Le président du conseil d'administration veille à ce qu’un plan de succession soit mis en place pour le poste de président du conseil d’administration. Le comité de gouvernance est chargé de lancer le processus de planification de la succession au plus tard un an avant l’expiration du mandat du président en exercice.

Secrétariat

Le président du Conseil travaille en étroite collaboration avec le directeur exécutif pour assurer l'alignement du Secrétariat sur les priorités du Conseil. Le président du Conseil travaille avec le Secrétariat pour documenter clairement les réunions du Conseil.

Sensibilisation et visibilité

Le président du Conseil fait la promotion d'AMMnet à l'extérieur et encourage les membres du Conseil à le faire.

Évaluation du président du conseil

La performance du président du conseil d'administration est évaluée chaque année par le conseil d'administration selon des critères recommandés par le comité de gouvernance et approuvés par le conseil d'administration. Le Conseil d'administration peut voter pour prolonger le mandat du président du Conseil au bout d'un an.

Comités AMMnet

L'AMMnet compte 6 comités permanents : le comité de la gouvernance, le comité des finances et 4 comités des objectifs (connexion, apprentissage, développement de carrière et meilleures pratiques).

Comités de gouvernance et des finances

Rôle du comité de gouvernance

Le comité de gouvernance assure le développement à long terme du conseil d'administration et supervise les comités d'objectifs. Le comité de gouvernance surveille et évalue les activités des comités et recommande toute modification de la structure des comités au conseil d'administration, notamment s'il convient de supprimer les comités en place ou d'en ajouter de nouveaux. Le comité de gouvernance préconise les attributions des membres des comités ; recherche, cultive et recrute activement des candidats au conseil d'administration ; recommande des personnes à élire au conseil d'administration ; et recommande un président élu du conseil d'administration. Le comité de gouvernance fournit une orientation et un mentorat aux nouveaux membres du conseil d'administration.

Rôle du comité des finances

Le Comité des finances supervise le budget et la gestion financière d'AMMnet. Avec le Secrétariat, le Comité des finances élabore et propose des budgets pour examen et adoption par l'ensemble du Conseil. Le comité des finances reconnaît les questions financières et agit en conséquence ; conseille le conseil sur la faisabilité des activités et des stratégies proposées compte tenu de la situation financière ; et approuve les budgets détaillés des comités, des groupes de travail et du Secrétariat.

Composition

Les comités de gouvernance et des finances sont composés exclusivement de membres du Conseil d'administration. Les nouveaux membres du comité de gouvernance et des finances sont nommés par le comité concerné ou par le président du conseil d'administration et sont proposés au conseil pour sélection finale. Le comité de gouvernance doit être composé d'au moins 4 membres. Le comité des finances doit être composé d'au moins 2 membres.

Président du comité

Chaque comité a un président qui dirige les réunions et sert de point de contact pour le comité. Le mandat du président du comité est limité à 2 ans : il est élu pour un an et renouvelé pour une année supplémentaire. Les présidents sont nommés par n'importe quel membre du Comité et élus à la majorité des voix du Comité.

Réunions des comités

Les réunions du comité sont dirigées par le président du comité, qui fixe l'ordre du jour de la réunion. Le quorum est atteint lorsque le président est présent et que plus de 50 % des membres du comité ou au moins 3 membres du comité sont présents, selon le plus élevé des deux. Les réunions du comité de gouvernance et des finances sont ouvertes à tous les membres du conseil d'administration. Tous les comités se réunissent au moins tous les deux mois.

Diffusion

Les procès-verbaux des réunions du comité seront rédigés par le secrétariat ou un membre du comité si le secrétariat n'est pas présent. Le procès-verbal de la réunion sera communiqué au Conseil dans la semaine suivant la réunion.

Critères de présence

On s'attend à ce que les membres du Comité assistent à toutes les réunions du Comité. La présence minimale requise est de deux tiers des réunions sur une période d'un an. Les membres du comité sont tenus d'avoir une raison raisonnable de ne pas participer à une réunion et de donner un préavis suffisant. Si une réunion est manquée, le membre du Comité doit rattraper son retard en lisant le procès-verbal de la réunion. Si un membre du comité est constamment dans l'incapacité d'assister aux réunions du comité, il peut être renvoyé du comité, en attendant le vote des 2/3 du conseil d'administration.

Limitation de la durée et suppression

Il n'y a pas de limite de durée pour les membres du Comité de gouvernance et des finances en dehors de la durée limite pour les membres du Conseil d'administration. La révocation des comités de gouvernance ou des finances nécessite un vote des deux tiers du conseil d'administration.

Évaluation

Les comités de gouvernance et des finances sont évalués par le conseil consultatif dans le cadre du processus d'évaluation du conseil.

Comités chargés des objectifs : rôle et composition

Rôle des comités d'objectifs

Les comités d'objectifs supervisent les activités et les projets qui permettent à l'AMMnet de remplir sa mission. Chaque comité définit, oriente et hiérarchise les activités ; le comité forme et évalue les groupes de travail chargés de mener à bien les activités. Chaque comité a défini ses objectifs.

Composition

Objectifs Les comités comptent au maximum 8 membres, à moins que le Comité n'ait voté en faveur de l'augmentation de leur taille. Chaque comité d'objectifs doit compter au moins un membre du conseil d'administration. Les membres d'AMMnet demandent à rejoindre un comité des objectifs en envoyant une déclaration d'intérêt d'un paragraphe au président ou au secrétariat du comité. Le président du comité désignera des candidats parmi les personnes intéressées ; les candidats désignés sont soumis au vote des membres existants du comité des objectifs. Les nouveaux membres du Comité peuvent également être nommés directement par un membre actuel du Comité des objectifs ; les membres directement désignés seront également soumis au vote du Comité. Le comité des objectifs peut choisir de modifier le processus de recrutement de nouveaux membres à condition qu'il documente son processus modifié et qu'il soit approuvé par le comité de gouvernance.

Président du comité

Chaque comité a un président qui dirige les réunions et sert de point de contact pour le comité. Le mandat du président du comité est limité à 2 ans : il est élu pour un an et renouvelé pour une année supplémentaire. Les présidents peuvent être nommés par n'importe quel membre du comité, le comité de gouvernance, le conseil d'administration ou le président du conseil d'administration, et sont élus à la majorité des voix du comité.

Limites de durée

Pour les comités des objectifs, la durée du mandat est par défaut de 2 ans, mais elle peut être levée par un vote du comité des objectifs, en tenant compte de la nécessité pour le comité de recruter de nouveaux membres. Le comité de gouvernance peut tenir compte de la rotation des membres lors de l'évaluation des comités d'objectifs.

Changements apportés à la composition du Comité

Les membres du comité peuvent être retirés d'un comité des objectifs après avoir été désignés par le président du comité, avoir voté par le comité des objectifs et avoir été examinés et votés par le comité de gouvernance. Les présidents des comités peuvent être révoqués à la suite d'un vote du conseil d'administration. Les raisons de la révocation peuvent inclure l'absentéisme, des violations du code de conduite ou d'autres raisons à spécifier par le président qui a désigné la candidature.

Comités des objectifs : opérations et évaluation

Déclaration d'intention du comité

Le comité de gouvernance rédigera le ou les objectifs de chaque comité des objectifs. Les comités d'objectifs préciseront leurs objectifs dans une déclaration d'intention, qui sera approuvée par le Conseil d'administration. L'énoncé des objectifs servira à orienter la mission et la portée des activités de chaque comité.

Réunions des comités

Les réunions du comité sont dirigées par le président du comité, qui fixe l'ordre du jour de la réunion. Le quorum est atteint lorsque le président est présent et que plus de 50 % des membres du comité ou au moins 3 membres du comité sont présents, selon le plus élevé des deux. Les réunions du Comité des objectifs sont par défaut ouvertes à tous les membres d'AMMnet ; toutefois, le Comité peut décider de fermer certaines réunions ou parties de réunions avec préavis. Les membres d'AMMnet peuvent contacter le secrétariat ou le président du comité pour recevoir une invitation à une réunion. Tous les comités se réunissent au moins tous les deux mois.

Critères de présence

On s'attend à ce que les membres du Comité assistent à toutes les réunions du Comité. La participation minimale requise est de la moitié des réunions sur une période d'un an. Les membres du comité sont tenus d'avoir une raison raisonnable de ne pas participer à une réunion et de donner un préavis suffisant. Si une réunion est manquée, le membre du Comité doit rattraper son retard en lisant le procès-verbal de la réunion. Si un membre du comité est constamment dans l'incapacité d'assister aux réunions du comité, il peut être renvoyé du comité.

Diffusion

Les procès-verbaux des réunions du comité seront rédigés par le secrétariat ou un membre du comité en cas d'absence du secrétariat. Les procès-verbaux des réunions seront communiqués au Conseil dans la semaine suivant la réunion et à l'ensemble des membres d'AMMnet via la newsletter d'AMMnet.

Création, modification et dissolution des comités chargés des objectifs

Le Conseil d'administration peut créer, fusionner, restructurer ou dissoudre des comités chargés des objectifs s'il le juge nécessaire pour faire progresser les priorités stratégiques et répondre aux besoins opérationnels d'AMMnet. Les propositions visant la création, la fusion ou la dissolution d'un comité chargé des objectifs peuvent être soumises au Comité de gouvernance pour examen et recommandation au Conseil d'administration. Le pouvoir final d'approbation appartient au Conseil d'administration.

Une fois qu'un comité d'objectifs nouveau ou restructuré a été approuvé par le conseil d'administration, le comité doit élaborer ou réviser sa déclaration d'intention et son champ d'action conformément au processus décrit dans le présent mandat.

Évaluation

Les activités et l'efficacité des comités d'objectifs seront contrôlées par le comité de gouvernance et le conseil d'administration. Le comité de gouvernance élaborera une rubrique d'évaluation pour chaque comité des objectifs sur la base de sa déclaration d'intention ; cette rubrique sera mise à la disposition du comité des objectifs pour une auto-évaluation. Le comité de gouvernance lancera l'évaluation annuelle de chaque comité d'objectifs par rubrique. Les résultats de l'évaluation seront discutés au Conseil d'administration, qui formulera des recommandations au comité des objectifs et votera sur la question de savoir si le comité des objectifs doit continuer l'année prochaine.

Groupes de travail

Rôle des groupes de travail

Les groupes de travail mènent les activités et les projets d'AMMnet. Chaque groupe de travail a un objectif, une portée et un mandat prédéfinis ne dépassant pas un an, avec des résultats clairs définis lors de la formation du groupe de travail. Les mandats de plus d'un an doivent être approuvés par le comité de supervision du groupe de travail.

Création de groupes de travail

Les groupes de travail peuvent être constitués de deux manières :

Formation descendante

Tous les comités, le conseil d'administration et le président du conseil peuvent créer des groupes de travail pour exécuter des activités et des projets spécifiques.

Formation ascendante

Tout membre d'AMMnet peut créer un groupe de travail en le proposant à l'un des comités ou en contactant le Secrétariat pour faciliter la connexion avec un comité. Si le comité approuve le groupe de travail, celui-ci est formé.

Comité de surveillance

Chaque groupe de travail dispose d'un comité de supervision qui est désigné lors de la formation du groupe de travail. Pour les groupes de travail descendants, le comité de supervision est le comité qui a formé le groupe de travail ou un comité sélectionné par le conseil d'administration ou le président du conseil si le groupe de travail est formé par le conseil ou le président du conseil d'administration. Pour les groupes de travail ascendants, le comité de supervision est le comité qui a approuvé le groupe de travail. Un groupe de travail ne peut avoir qu'un seul comité de supervision ; si plusieurs comités sont intéressés par un groupe de travail, un comité doit être sélectionné comme comité de supervision. Cela peut être décidé par les comités concernés en fonction de la manière dont les principales activités de la Task Force sont liées à l'un ou l'autre comité, ou par un vote du Conseil si aucun accord ne peut être trouvé au niveau des comités.

Composition

Les groupes de travail peuvent inclure des membres et des non-membres d'AMMnet. Chaque groupe de travail doit comprendre un membre membre de son comité de supervision ; cette personne facilitera le flux d'informations vers le comité de surveillance et pourra contribuer activement ou non aux résultats attendus.

Taille et recrutement du groupe de travail

Le Conseil recommande que les groupes de travail soient limités à 10 membres, mais chaque groupe de travail peut atteindre plus de 10 membres sur approbation de son comité de supervision. Les groupes de travail sont encouragés à tenir compte de la diversité en termes de situation géographique, de sexe, d'étape de carrière et de formation technique lors du recrutement de membres. Les équipes spéciales peuvent contacter le Secrétariat si elles souhaitent recruter parmi les membres généraux d'AMMnet par le biais d'un bulletin d'information ou d'une autre annonce. La méthode de sélection des membres du groupe de travail est laissée à l'appréciation du groupe de travail ; les groupes de travail peuvent se référer à la méthode de sélection décrite dans le présent mandat pour les membres du comité des objectifs s'ils souhaitent obtenir des conseils. Le processus de sélection choisi doit être clairement documenté et communiqué au comité de supervision. Les équipes spéciales peuvent également envisager d'utiliser un questionnaire pour évaluer l'engagement et l'aptitude des membres potentiels à faire partie de l'équipe spéciale.

Dissolution du groupe de travail

Les groupes de travail sont automatiquement dissous lorsqu'ils ont atteint leur (s) livrable (s) et/ou atteint leur mandat. Les groupes de travail peuvent être prolongés avec l'approbation du Comité de supervision. Le comité de supervision peut choisir de dissoudre le groupe de travail de manière anticipée s'il a déterminé que le groupe de travail est inactif ou ne répond plus à la mission et/ou aux valeurs d'AMMnet.

Opérations de la Task Force

Déclaration d'intention

Dans le mois suivant sa création, un groupe de travail doit rédiger une déclaration d'intention, qui doit contenir les objectifs, la portée, la durée, le point final et les résultats attendus du groupe de travail. Cette déclaration sera examinée par le comité de supervision du groupe de travail et soumise à un vote d'approbation. Si elle n'est pas approuvée, la déclaration d'intention doit être révisée et soumise à nouveau dans le mois suivant le vote. Si la déclaration d'intention n'est pas approuvée trois fois, le groupe de travail sera dissous.

Président du groupe de travail

Chaque groupe de travail doit avoir un président qui agit à titre de personne de contact pour le groupe de travail et gère les opérations du groupe de travail. La méthode de sélection du président du groupe de travail est laissée à la discrétion du groupe de travail.

Réunions du groupe de travail

Les réunions du groupe de travail sont gérées par le président du groupe de travail. La définition du quorum est laissée à la discrétion du Groupe de travail. Le procès-verbal de la réunion doit être rédigé par un membre du groupe de travail et communiqué au comité de supervision dans la semaine suivant la réunion. Les comptes rendus des réunions peuvent être publiés dans la newsletter d'AMMnet sur demande.

Besoins budgétaires

Les équipes spéciales peuvent demander un soutien financier à l'AMMnet. Les demandes de budget doivent d'abord être approuvées par le Comité de surveillance et le Comité des finances.

Évaluation des groupes de travail

Le rendement du groupe de travail sera examiné régulièrement par son comité de supervision. La fréquence des examens sera fixée au moment de la constitution du Groupe de travail et ne sera pas plus fréquente que trimestrielle et annuelle. Le comité de supervision, avec le président du groupe de travail, adaptera la rubrique d'évaluation standard du groupe de travail pour répondre aux besoins de chaque groupe de travail.

Rubrique standard

Obligatoire :

• Les activités de la Task Force répondent-elles à la mission et aux valeurs d'AMMnet ?
• Le Groupe de travail est-il sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs tels qu'ils sont définis dans sa déclaration d'objectifs ?
• Le groupe de travail devrait-il être maintenu ou dissous ? (vote par le Comité de surveillance)

Obligatoire pour les groupes de travail qui ont reçu un financement :

• Le Groupe de travail a-t-il géré ses fonds de manière appropriée et responsable pour atteindre ses objectifs ?

Facultatif :

• Le groupe de travail a-t-il maintenu un niveau d'activité approprié ou existe-t-il un plan pour accroître l'engagement et l'activité ?
• Y a-t-il des besoins du groupe de travail qui pourraient être mieux satisfaits par son comité de supervision, le secrétariat ou l'ensemble des membres d'AMMnet ?

D'autres questions d'évaluation seront ajoutées au besoin.

Sous-groupes

Définition

Les sous-groupes sont des sous-organisations locales thématiques, géographiques et/ou basées sur des intérêts, formées par les membres d'AMMnet. Les exemples incluent le sous-groupe de chimioprévention, le groupe francophone ; la section nigériane d'AMMNet.

Rôle des sous-groupes

Les sous-groupes offrent aux membres d'AMMnet des opportunités informelles de se connecter et d'encourager la discussion et la collaboration entre les membres. Le nombre minimum de membres du sous-groupe est de 2 membres dl'AMMNet.

Formation et composition

Les sous-groupes peuvent être formés par n'importe quel membre d'AMMnet. Leur composition est entièrement laissée au sous-groupe lui-même. Nous demandons aux sous-groupes de fournir au Secrétariat le nom et l'adresse e-mail d'un point de contact, ainsi qu'une brève déclaration, un objectif ou une description du sous-groupe. Le Secrétariat tiendra à jour une liste des sous-groupes actifs, qui sera actualisée tous les 6 mois.

Besoins administratifs

Les sous-groupes sont invités à contacter le Secrétariat pour toute annonce concernant la newsletter, les besoins de diffusion ou de recrutement, ou toute autre demande administrative.

Besoins budgétaires

Un sous-groupe qui a besoin de ressources financières pour mener une activité devrait constituer une équipe spéciale ascendante pour cette activité et suivre les procédures décrites pour les équipes spéciales.

Évaluation

Les sous-groupes ne sont pas évalués mais peuvent demander des commentaires à un comité s'ils le souhaitent.

Conseil consultatif

Rôle

Le conseil consultatif fournit une expertise pour aider le conseil d'administration d'AMMnet à fonctionner plus efficacement. Le conseil consultatif est disponible pour consultation par les membres du conseil d'administration, examine l'évaluation annuelle du conseil d'administration d'AMMnet et fait des recommandations au conseil d'administration.

Composition

Le conseil consultatif est composé d'au moins 3 et d'au plus 8 membres avec un mandat renouvelable de 3 ans. Lors de la nomination et du renouvellement des membres du Conseil consultatif, le Conseil d'AMMnet devrait veiller à ce que de nouvelles voix apparaissent au sein du Conseil consultatif afin que celui-ci ne stagne pas. Le comité de gouvernance surveillera et veillera à garantir la diversité en termes de situation géographique, de sexe, d'étape de carrière et de formation technique parmi les membres du conseil consultatif. Le conseil consultatif doit inclure des parties prenantes ou des utilisateurs de la modélisation appliquée du paludisme. Les anciens membres du conseil d'administration d'AMMnet et les membres actuels d'AMMnet peuvent être membres du conseil consultatif, mais l'adhésion à l'AMMnet n'est pas obligatoire. Jusqu'à un tiers des membres du conseil consultatif peuvent être des membres actifs d'AMMnet, l'activité étant définie comme étant membre d'un comité ou d'un groupe de travail. Les membres actuels du Conseil ne peuvent pas être membres du Conseil consultatif. Les membres du Conseil consultatif ne sont pas tenus d'être dans le domaine du paludisme ou de modéliser.

Sélection

Les membres du conseil consultatif sont proposés par le comité de gouvernance et sélectionnés par le conseil d'administration d'AMMnet.

Opérations

Le Conseil consultatif se réunit chaque année, en personne si possible. La réunion d'évaluation (présentation par le conseil d'administration d'AMMnet, y compris un résumé des activités et une discussion sur la stratégie) est ouverte à tous les membres d'AMMnet pour observation ; elle sera suivie d'une séance à huis clos avec le conseil d'administration d'AMMnet. Le quorum est de plus de 50 % des membres du Conseil consultatif présents en personne ou virtuellement. Les procès-verbaux des réunions seront rédigés par le Secrétariat et publiés dans le bulletin d'information d'AMMnet. Le ou les principaux bailleurs de fonds d'AMMNet seront invités à la session ouverte de la réunion du Conseil consultatif.

Secrétariat

Rôle

Le Secrétariat fournit un soutien administratif et logistique aux activités d'AMMnet, y compris les activités du Conseil, du Conseil consultatif, des comités, des groupes de travail et des sous-groupes.

Composition

Le Secrétariat est dirigé par le directeur exécutif, qui supervise les autres membres du personnel administratif. L'ouverture de nouveaux postes au sein du Secrétariat nécessite l'approbation du Conseil d'administration. Le directeur général gère le processus d'embauche et prend la décision finale concernant les personnes à embaucher.

Opérations

Le directeur exécutif est chargé de gérer le personnel du Secrétariat et de superviser les activités du Secrétariat. Les activités et responsabilités du Secrétariat comprennent, sans toutefois s'y limiter, des tâches administratives telles que :

• Rédaction des procès-verbaux des réunions du Conseil et des Comités
• Préparation des ordres du jour des réunions sous la direction des présidents
• Gestion du calendrier, des invitations et des réunions virtuelles
• Gérer les communications officielles et les annonces destinées aux membres
• Maintenance du site
• Assemblage de la newsletter
• Gestion de la traduction des documents et des événements d'AMMnet
• Aider le conseil d'administration, les comités et les groupes de travail dans l'administration et les opérations des événements
• Aider le conseil d'administration, les comités et les groupes de travail à faire connaître les événements et les activités
• Aider à servir de passerelle entre les différents groupes linguistiques au sein des comités et des groupes de travail
• Gestion du traitement des nouvelles adhésions et de la base de données
• Gestion de l'administration des bénéficiaires de subventions
• Gestion des contrats et des paiements avec les fournisseurs
• Suivi des dépenses réelles et prévues conformément au budget établi par le Comité des finances et le Conseil
• Tenir le président du Conseil au courant des activités des comités, des groupes de travail et des sous-groupes
• Identifier et faciliter les communications entre les comités si nécessaire

Évaluation

L'évaluation des performances du personnel du Secrétariat est gérée par le Directeur exécutif. Le Secrétariat dans son ensemble est évalué chaque année par le Conseil sous la direction du Président élu.

Directeur exécutif

Rôle

Le directeur exécutif met en œuvre les décisions du Conseil et est le principal lien entre le Conseil et le Secrétariat. Le directeur exécutif supervise le secrétariat et les opérations quotidiennes d'AMMNet.

Responsabilités

Le directeur exécutif travaille en étroite collaboration avec le Conseil et le président du Conseil pour assurer l'alignement du Secrétariat sur les priorités du Conseil et leur mise en œuvre. Le directeur exécutif aide le conseil à formuler les politiques et assiste aux réunions du conseil, du comité de gouvernance et du comité des finances en tant que membre sans droit de vote. Le directeur exécutif est chargé de rédiger un plan annuel pour AMMnet qui doit être approuvé par le Conseil d'administration. Le directeur exécutif gère les finances d'AMMnet selon des paramètres définis par le conseil d'administration. Le directeur général est chargé de proposer un budget, sur la base du plan annuel approuvé, pour examen, finalisation et approbation par le comité des finances et le conseil d'administration, et de générer un rapport financier annuel à partager avec le comité des finances et le conseil d'administration. Avec le président du Conseil, le directeur exécutif établit des lignes directrices pour la communication entre le Conseil, les comités et le Secrétariat afin que tout le monde sache comment communiquer, que le Secrétariat soit efficace et qu'une atmosphère de collaboration et de respect soit maintenue.

Rendez-vous

Le directeur général est embauché et peut être révoqué par le conseil d'administration.

Rémunération

La rémunération du directeur général est fixée par le conseil d'administration.

Évaluation

Le directeur général est évalué chaque année par le conseil d'administration sous la direction du président élu.

Droits et responsabilités des membres d'AMMnet

Éligibilité des membres

Il n'y a aucune condition d'éligibilité pour rejoindre AMMnet. Tout le monde est le bienvenu.

Participation aux activités d'AMMnet

Tous les membres d'AMMnet sont invités à participer aux activités d'AMMnet telles que les séries de séminaires, les réunions, les tables rondes et les réunions des comités. Les membres d'AMMnet peuvent postuler aux appels à propositions d'AMMnet et aux bourses de voyage d'AMMnet. Les membres d'AMMnet peuvent former des groupes de travail, former des sous-groupes et demander à rejoindre des comités d'objectifs. Les membres d'AMMnet peuvent proposer des activités à n'importe quel membre du comité ou du conseil d'administration. Les membres d'AMMnet peuvent participer et voter aux assemblées générales d'AMMnet.

Assemblée générale

Les décisions importantes, telles que la ratification du mandat, seront présentées par le Conseil d'administration aux membres d'AMMnet lors des assemblées générales. Le Conseil d'administration fera une recommandation et tous les membres d'AMMnet présents à l'Assemblée générale pourront voter sur la recommandation, l'approbation de la majorité étant adoptée. Le quorum est défini par au moins 50 membres d'AMMnet présents à l'Assemblée générale.

Code de conduite

Soyez gentil avec les autres et soyez attentifs à leur égard. N'insultez pas et ne rabaissez pas les autres membres d'AMMnet. Comportez-vous avec respect. N'oubliez pas que le harcèlement et les blagues sectaires (sexistes, racistes, homophobes, etc.) ou d'exclusion ne sont pas appropriés pour AMMnet. Nous ne tolérons aucune forme de harcèlement à l'encontre des membres d'AMMnet. Merci de contribuer à faire de cette communauté une communauté accueillante et amicale pour tous. (Adapté de RosettaCon CoC)

Suppression d'AMMnet

Les membres peuvent être retirés d'AMMnet s'il est établi qu'ils enfreignent le Code de conduite. Les violations du code de conduite doivent être signalées au comité de gouvernance, qui examinera le rapport et votera sur la révocation des membres. Un membre radié de cette manière peut faire appel de la suppression une fois et peut présenter une nouvelle demande pour rejoindre AMMnet 2 ans après son retrait. Leur adhésion à l'AMMnet doit être approuvée par le Comité de gouvernance.

Les membres peuvent choisir de quitter AMMnet à tout moment en informant le Secrétariat.

Chapitres locaux d'AMMnet

Objectif

Global AMMnet (l'organisation internationale AMMnet, ses membres collectifs et ses organes directeurs) mène de nombreuses activités internationales visant à connecter les gens et à faciliter l'échange de connaissances. La connexion, l'échange de connaissances et l'apprentissage peuvent se produire de manière très efficace au niveau local, par exemple, dans une sous-région, un pays ou une ville. Les membres locaux peuvent interagir en personne, entrer en contact direct avec d'autres membres des communautés locales de lutte contre le paludisme ou de santé publique, et adapter les activités au contexte local pour répondre aux besoins des membres et partenaires locaux.

Une section locale d'AMMnet est un regroupement établi de membres d'AMMnet qui résident dans la même région : par exemple, une sous-région, un pays, une province ou une ville. La section locale d'AMMnet est un représentant local de la marque AMMnet, et sa conduite et ses activités doivent être conformes à la mission et aux valeurs d'AMMnet. L'objectif général d'une section locale d'AMMnet est de réunir des modélisateurs, des analystes, des scientifiques, des professionnels de la santé publique, des institutions partenaires et la société civile, afin de travailler ensemble et d'adopter des approches communes afin d'améliorer l'utilisation de la modélisation et de l'analyse pour contrôler et éliminer le paludisme, tout en reflétant la mission d'AMMNet mondial. Dans le cas où plusieurs sections existent dans la même région, chaque section doit apporter de la valeur aux membres locaux et compléter le rôle d'une section existante.

Établissement

Une section locale est officiellement créée une fois approuvée par le conseil d'administration mondial d'AMMnet. Global AMMnet fournira et communiquera des directives pour les documents requis que la section candidate doit soumettre pour approbation, y compris des documents tels que la preuve de l'enregistrement local en tant que société scientifique ou association professionnelle ; les statuts ; l'énoncé de mission ; la liste des membres ; les coordonnées du président ; et une explication de la manière dont la section contribue aux besoins de la région qu'elle dessert et complète le travail d'une section existante s'il existe déjà une autre section dans la région. Au moins dix membres locaux sont nécessaires pour établir et maintenir la section locale. Le recrutement de membres provenant de plusieurs institutions est fortement encouragé. Le conseil d'administration mondial d'AMMnet se réserve le droit de déterminer si plusieurs chapitres d'un même domaine jouent des rôles sensiblement différents et méritent des chapitres distincts, ou si les chapitres doivent être combinés.

La création de la section a lieu à la suite d'un vote d'approbation majoritaire du Conseil d'administration d'AMMnet après recommandation du Comité de gouvernance. Une fois créé, le réseau mondial AMMnet préparera un accord qui sera signé à la fois par le réseau AMMnet mondial et la section locale en vue de l'approbation officielle de la section locale. Global AMMnet peut réviser les exigences en matière de documentation pour la création d'une section locale par un vote majoritaire du Conseil d'administration après recommandation du Comité de gouvernance.

Démantèlement

La section locale peut décider de se dissoudre à tout moment. Tous les fonds non dépensés provenant du réseau mondial AMMnet doivent être restitués immédiatement, accompagnés d'un rapport final sur les activités, d'un rapport financier et de la raison de la dissolution. La section dissoute ne peut plus utiliser le nom AMMnet pour aucune de ses activités.

Global AMMnet se réserve le droit de dissoudre une section locale par un vote des deux tiers du Conseil d'administration après avoir suivi les procédures de sanctions décrites ci-dessous.

Opérations

Toutes les structures opérationnelles, décisions et activités qui ne sont pas explicitement requises par l'AMMnet mondial sont laissées à la discrétion de la section locale. La section locale est la mieux placée pour comprendre son contexte et ses besoins.

Structure organisationnelle

La direction de la section locale doit être composée d'au moins trois dirigeants principaux : président, trésorier et secrétaire. La même personne ne peut occuper plus d'un de ces trois postes.

La section locale peut ajouter des agents supplémentaires à son équipe de direction, tels qu'un vice-président, un responsable des communications et des relations publiques, un responsable scientifique, un responsable de la formation, un organisateur d'événements, etc., selon ses besoins, afin d'atteindre les objectifs de la section dans son environnement opérationnel. Il est recommandé, mais pas obligatoire, que la même personne n'occupe pas plus d'un poste d'officier. Les trois officiers principaux ne peuvent occuper aucun autre poste d'officier.

Le processus de sélection des principaux dirigeants et la description de leurs tâches devraient être définis dans les statuts de la section. Le mandat d'un officier est limité à trois ans au maximum, avec un maximum de deux mandats possibles par officier, bien que la section locale puisse fixer une durée plus courte si elle le souhaite. Tous les dirigeants doivent être des membres en règle du réseau mondial AMMnet. Toutes les autres conditions d'éligibilité des officiers sont laissées à la discrétion de la section locale.

Le président doit être la personne de contact pour l'AMMnet mondial, et la section locale doit mettre à jour l'AMMnet mondial dès que possible en cas de changement dans l'un des trois principaux responsables, y compris en mettant à jour les coordonnées si nécessaire.

Au fur et à mesure de sa croissance et de sa maturité, la section locale peut choisir de s'étendre en créant des comités et des dirigeants pertinents si nécessaire, tout en conservant la structure de direction décrite ci-dessus. Si la section choisit de revoir en profondeur sa structure de gouvernance en abandonnant le minimum de trois dirigeants principaux (par exemple, pour adopter une structure de conseil d'administration), la section locale doit soumettre ses statuts révisés à l'AMMnet mondial pour approbation. L'approbation d'AMMnet mondial n'est pas nécessaire pour les modifications mineures, bien que les statuts révisés comportant des modifications mineures doivent tout de même être soumis à l'AMMnet mondial avec le rapport annuel du chapitre. La section locale peut demander au comité de gouvernance si un changement est suffisamment important pour justifier un examen et une approbation. Le comité de gouvernance prend la décision finale quant au caractère mineur ou majeur d'un changement.

Recommandation relative à l'expertise technique

Bien qu'il n'y ait aucune condition préalable en matière de direction ou d'expertise technique pour la création d'une section locale d'AMMnet, les sections sont encouragées à intégrer une expertise technique au sein de leur structure de gouvernance et à démontrer leurs efforts visant à développer une section capable, à terme, de répondre aux besoins en matière d'analyse et de modélisation des programmes de lutte contre le paludisme. Lors du processus d'évaluation annuel, et comme indiqué dans leur rapport annuel, les sections locales doivent démontrer les progrès accomplis vers la mise en œuvre de cette bonne pratique/ce modèle idéal.

Budget et financement

Les sections locales recevront des fonds de fonctionnement annuels de base de la part du réseau mondial AMMnet pour couvrir des fonctions de base telles que l'administration et l'image de marque. Après la première année, le maintien des fonds de fonctionnement dépend de l'audit satisfaisant des rapports financiers et d'activités de l'année précédente. Une section locale peut demander une augmentation de ses fonds de fonctionnement après la première année si les rapports pour toutes les années précédentes étaient satisfaisants. L'approbation de l'augmentation des fonds sera autorisée par les comités mondiaux des finances et de la gouvernance d'AMMnet.

Les sections locales peuvent choisir de percevoir une cotisation annuelle auprès de leurs membres. Si la section choisit de payer des frais d'adhésion, toutes les cotisations pour l'adhésion à la section locale seront versées directement à la section locale plutôt que par l'intermédiaire du réseau mondial AMMnet. Le montant des frais d'adhésion est laissé à la discrétion de la section locale, celle-ci étant la mieux à même de comprendre le contexte, la volonté et l'acceptabilité locaux et devrait être inclus dans les rapports financiers adressés à Global AMMnet. Si des cotisations sont collectées, la section locale peut choisir de subventionner les frais pour certains types de membres, par exemple les membres étudiants.

Les sections locales sont encouragées à demander des fonds supplémentaires pour soutenir leurs activités auprès d'autres opportunités de financement, y compris les opportunités disponibles auprès du réseau mondial AMMnet et d'autres sources locales ou internationales. Les sections sont encouragées à développer des stratégies de durabilité à long terme par le biais de subventions indépendantes, d'initiatives locales de collecte de fonds ou d'autres mécanismes.

Activités

La section locale devrait se réunir régulièrement. Une réunion mensuelle est recommandée, mais le chapitre devrait se réunir au moins une fois par trimestre (tous les 3 mois). Les procès-verbaux des réunions doivent être pris pour les comptes rendus officiels des chapitres. Les membres des sections sont également vivement encouragés à participer aux activités mondiales virtuelles et en personne d'AMMnet. Les autres activités de la section locale sont laissées à la discrétion de la section locale et peuvent inclure 1) le développement scientifique des membres, comme l'élaboration et la mise en œuvre de formations sur la préparation de manuscrits, la rédaction de propositions ou des sujets quantitatifs ; des clubs de lecture ; des programmes de mentorat et de stage ; 2) le développement de la communauté et la facilitation des opportunités de collaboration, telles que le réseautage ; les collaborations interchapitres et les projets partagés ; l'accueil, la co-organisation ou le soutien des membres à des conférences ; la sensibilisation communautaire et la sensibilisation de jeunes étudiants ; 3) fourniture d'un soutien technique aux programmes de lutte contre le paludisme ou à d'autres partenaires en matière d'analyse ou de modélisation des données ; ou 4) autres activités jugées appropriées par la section locale pour améliorer et promouvoir l'utilisation de la modélisation et de l'analyse pour contrôler et éliminer le paludisme, tout en reflétant la mission d'AMMnet mondial.

Rapports annuels

La section locale doit communiquer au réseau mondial AMMnet sur une base annuelle les quatre éléments suivants : 1) la liste actuelle des membres ; 2) le rapport financier de l'année précédente, y compris un rapport détaillé sur les dépenses consacrées aux fonds d'AMMnet et les cotisations des membres et un rapport général pour toutes les autres sources de financement ; 3) un rapport d'activités pour l'année précédente et une auto-évaluation de la réalisation des objectifs de l'année précédente ; et 4) des objectifs et un plan d'action pour l'année à venir. Global AMMnet fournira des directives pour les rapports sur les quatre points. Le Secrétariat de Global AMMnet communiquera avec la section locale au sujet des délais.

Planification stratégique

Les sections locales sont encouragées à élaborer des plans stratégiques couvrant des domaines tels que les objectifs et priorités à long terme des sections, les étapes nécessaires pour atteindre ces objectifs et les jalons nécessaires pour atteindre ces objectifs, la voie vers la durabilité, le développement du leadership des membres juniors (par exemple, les représentants des étudiants dans l'équipe de direction des sections ou les chefs adjoints qui sont des membres juniors), l'équilibre entre les sexes et l'encouragement des femmes dans la modélisation et l'analyse (si les femmes représentent < 50 % des membres ou < 50 % de la direction des sections). La section locale peut demander des commentaires à l'AMMnet mondial sur son plan stratégique si elle le souhaite.

Image de marque

La section locale doit avoir une image de marque conforme à celle d'AMMnet mondial. Global AMMnet travaillera avec la section locale pour adapter le logo AMMnet à la section. L'image de marque de la section locale doit être approuvée par le comité de gouvernance mondial d'AMMnet ou son représentant désigné.

Les réseaux sociaux

La section locale est la bienvenue mais n'est pas obligée de créer ses propres réseaux sociaux. La section locale est invitée à étiqueter l'AMMnet mondial dans ses publications sur les réseaux sociaux pour plus de visibilité et pour permettre une promotion accrue via les canaux mondiaux d'AMMnet.

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Rôle du Global AMMnet

Reconnaissance de la section locale

Une fois que le Conseil d'administration aura approuvé la demande de section locale, le réseau mondial AMMnet reconnaîtra officiellement la section et celle-ci sera officiellement créée. À la demande de la section locale, l'AMMnet mondial fournira les termes d'un accord entre l'AMMnet mondial et la section locale.

Supervision de la section locale

Le comité de gouvernance est chargé de superviser les sections locales, y compris l'examen des rapports annuels ; et de décider si la section doit continuer à recevoir son budget de fonctionnement standard pour l'année suivante ou si son financement doit être suspendu pendant un an. L'arrêt du financement, la dissolution d'une section ou la création d'une nouvelle section nécessitent un vote du Conseil d'administration après recommandation du Comité de gouvernance. La dissolution d'une section nécessite les deux tiers des voix du Conseil d'administration, tandis que l'arrêt du financement ou la création d'une nouvelle section nécessitent un vote majoritaire.

Le comité de gouvernance peut créer un groupe de travail composé de 1 à 2 membres du conseil d'administration et d'un maximum de 3 membres généraux d'AMMnet pour aider à examiner les documents des sections locales et faire une recommandation initiale au comité de gouvernance. Les membres du groupe de travail devraient siéger au groupe de travail pendant au plus deux ans et traiter toutes les activités du groupe de travail de manière confidentielle. Toutes les autres exigences régulières du groupe de travail en vertu du mandat d'AMMnet s'appliqueront également au groupe de travail chargé de la supervision des sections locales.

Global AMMnet rencontrera les dirigeants des sections soit virtuellement, soit en personne au moins une fois par an. Les sections locales sont invitées à ouvrir cette réunion à un plus grand nombre de membres de sections si vous le souhaitez.

Les suggestions visant à améliorer l'interaction entre l'AMMnet mondial et les sections locales, les demandes d'assistance ou les plaintes relatives au code de conduite concernant les principaux dirigeants des sections locales peuvent être soumises par les membres des sections locales à n'importe quel conseil d'administration, comité de gouvernance ou membre du groupe de travail de supervision des sections locales.

Sanctions

Les décisions individuelles prises par une section locale qui ne sont pas conformes à la mission d'AMMnet peuvent être censurées par un vote du comité de gouvernance. Les sections locales qui enfreignent les politiques d'AMMnet ou qui sont considérées par le Comité de gouvernance comme ne fonctionnant pas conformément à la vision d'AMMnet pourraient être passibles des sanctions suivantes : 1) réprimande ; 2) avertissement ; 3) exclusion temporaire et perte de fonds de fonctionnement ; 4) dissolution.

Assistance opérationnelle et technique

Global AMMnet fournira des conseils et/ou des modèles pour tous les documents demandés aux sections locales. Global AMMnet fournira des fonds de fonctionnement annuels de base à la section locale, dans l'attente de rapports satisfaisants de l'année précédente. Si nécessaire, le réseau mondial AMMnet fournira une assistance logistique pour les activités des chapitres virtuels. Global AMMnet sera disponible pour répondre à des questions sur les décisions ou les activités des sections locales et pour fournir des commentaires sur les plans stratégiques, y compris les propositions de financement à des bailleurs de fonds extérieurs à AMMnet, dans la mesure du possible.

Résolution des litiges

Le comité de gouvernance est l'arbitre final des différends entre les sections locales. Le groupe de travail de supervision de la section locale peut fournir un examen initial et faire des recommandations au comité de gouvernance. Les litiges au sein des sections locales doivent d'abord être traités au niveau de la section locale sans la participation d'AMMnet mondial. Si une solution a déjà été tentée au sein de la section locale mais que le litige persiste, ou si le litige concerne une plainte relative au code de conduite contre la direction de la section locale que la section locale n'est pas en mesure de résoudre seule, le comité de gouvernance et le groupe de travail de supervision de la section locale sont disponibles pour résoudre ces problèmes.

Facilitation des liens entre les chapitres

Global AMMnet fournira des forums pour la mise en réseau et le partage de ressources entre les sections locales, y compris une réunion annuelle permettant aux chefs de section d'échanger des expériences.

Diffusion

Global AMMnet rendra compte de ses actions et décisions relatives aux sections locales à l'ensemble des membres d'AMMnet au moins une fois par an. Le Global AMMnet fournira des forums pour diffuser les résultats et annoncer les activités des sections locales.

Processus relatif aux termes de référence

Révisions majeures

Les modifications majeures apportées au mandat, y compris la rédaction du premier mandat, doivent être approuvées à la fois par le Conseil d'administration et par l'Assemblée générale. Des changements majeurs peuvent être proposés par n'importe quel membre d'AMMNet au Comité de Gouvernance.

Le comité de gouvernance rédigera le texte initial ou la révision, suivi d'un examen par le conseil d'administration. Une fois que le Conseil aura approuvé le mandat mis à jour, le Conseil présentera les modifications apportées à la composition d'AMMnet lors d'une assemblée générale pour ratification. Un vote majoritaire est requis pour approuver le mandat ou sa révision. Le Conseil d'administration communiquera le texte ou la révision aux membres d'AMMnet au moins 14 jours avant l'Assemblée générale. Le Secrétariat annoncera les résultats du vote de l'Assemblée générale dans le bulletin d'information et d'autres moyens de diffusion.

Le Conseil examinera l'intégralité du mandat au moins tous les deux ans et déterminera les parties à réviser. Le Conseil peut choisir de mettre à jour le mandat avant la fin des deux ans si nécessaire. Tout membre du Conseil peut proposer une mise à jour du mandat.

Modifications mineures

Des modifications mineures du mandat peuvent être proposées par n'importe quel membre d'AMMnet au Comité de gouvernance, qui décidera s'il s'agit d'une modification mineure ou d'une révision majeure. S'il est approuvé par le comité de gouvernance, l'amendement mineur sera rédigé par le comité de gouvernance pour approbation par le conseil d'administration. Aucune ratification par l'Assemblée générale n'est requise pour les modifications mineures. Le Secrétariat annoncera le changement dans le bulletin d'information et les autres moyens de diffusion.