Mandat d'AMMnet

Version d'avril 2023

Déclaration de mission

La mission

Le réseau AMMnet (Applied Malaria Modeling Network) est une communauté de modélisateurs, d'analystes de données et de partenaires qui développent, appliquent et utilisent des outils quantitatifs pour éclairer la prise de décision et les opérations dans les pays où le paludisme est endémique. AMMnet favorise un forum de collaboration ouvert et respectueux pour l'apprentissage et le partage des connaissances dans le but d'améliorer la qualité du soutien analytique offert aux programmes de lutte contre le paludisme et de faire progresser la recherche générale sur le paludisme.

Vision

Développer et maintenir une communauté mondiale de modélisation travaillant à l'amélioration de la prise de décision et à la réduction du fardeau du paludisme.

Valeurs

Nous créons une communauté respectueuse, collaborative et non compétitive.

Nous enseignons et apprenons les uns des autres sur un pied d'égalité.

Nous nous efforçons de comprendre en profondeur les données, le contexte et les besoins des pays.

Nous encourageons les progrès des modélisateurs dans les pays où le paludisme est endémique.

Nous produisons des analyses fiables, de haute qualité et pertinentes pour les parties prenantes de nos pays.

Vue d'ensemble de la structure organisationnelle d'AMMnet

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Conseil d'administration d'AMMnet

Rôle du conseil d'administration

Stratégie. Le Conseil d'administration d'AMMnet définit la vision stratégique d'AMMnet, assure la viabilité permanente d'AMMnet et veille à ce qu'AMMnet se concentre sur sa mission, sa vision et ses valeurs.

Comités et activités. Le Conseil d'administration examine la structure et les activités des comités pour s'assurer qu'elles sont conformes à la mission et aux objectifs stratégiques d'AMMnet, et modifie les comités si nécessaire. Le Conseil d'administration délègue les comités de gouvernance et des finances en sélectionnant les membres du Conseil d'administration qui y siègent. Le Conseil d'administration définit la stratégie de dépense des fonds et fixe le budget global par activité.

Durabilité du leadership. Le Conseil d'administration planifie la transition du leadership en identifiant et en développant des présidents potentiels de comités, des responsables de groupes de travail et des successeurs du président du conseil d'administration. 

Membres du conseil d'administration

Composition. Le Bureau d'AMMnet est composé d'au moins 7 et d'au plus 12 membres. Le Conseil d'administration d'AMMnet doit représenter ses membres et inclure une diversité en termes de géographie, de sexe, de stade de carrière et d'expérience technique.

Élection au conseil d'administration. Chaque membre est élu pour un an et renouvelé automatiquement pour une année supplémentaire si les critères d'assiduité sont remplis. Les membres du conseil d'administration peuvent être réélus, avec un maximum de 4 ans de service. Dans un premier temps, les mandats seront échelonnés de manière à ce que pas plus de la moitié du conseil d'administration ne soit renouvelée au cours d'une période de six mois. 

Les membres du conseil d'administration seront élus par l'ensemble des membres d'AMMnet. Les candidats doivent d'abord être sélectionnés par le comité de gouvernance, qui utilisera une grille de notation pour évaluer les candidats potentiels ; les candidats les mieux notés seront soumis au vote des membres. Les futurs membres du conseil d'administration doivent avoir une expérience préalable au sein d'un comité.

L'élection du conseil d'administration par l'ensemble des membres a lieu chaque année, ou plus fréquemment si le conseil d'administration décide d'organiser une élection spéciale. Le vote aura lieu lors d'une assemblée générale si le quorum (défini ci-dessous) est atteint. Le vote lors de l'assemblée générale sera complété par un vote par courrier électronique afin que les membres qui ne peuvent pas assister à l'assemblée générale aient la possibilité de voter. Le vote par courrier électronique sera clos une semaine après l'assemblée générale. Tous les votes nécessiteront la saisie de l'adresse électronique du membre afin de s'assurer que chaque membre ne vote qu'une seule fois. Tous les votes seront anonymes.

Quitter le conseil d'administration avant l'expiration du mandat. Les membres du conseil d'administration qui souhaitent quitter le conseil d'administration avant la fin de leur mandat sont priés de donner un préavis de deux mois. Les membres du conseil d'administration peuvent être révoqués (par exemple, pour violation du code de conduite) par un vote du conseil d'administration.

Critères d'assiduité. On attend des membres du conseil d'administration qu'ils assistent à toutes les réunions du conseil. La participation minimale est de deux tiers des réunions sur une période d'un an. Les membres du conseil d'administration doivent avoir une raison raisonnable de manquer une réunion et doivent donner un préavis suffisant. Si un membre du conseil d'administration manque une réunion, il doit se rattraper en lisant les comptes-rendus des réunions. Si un membre du conseil d'administration est constamment incapable d'assister aux réunions du conseil, il peut être démis de ses fonctions au bout d'un an ou plus tôt s'il a déjà manqué plus d'un tiers des réunions.

Fonctionnement du conseil d'administration

Cadence des réunions. Le Conseil d'administration d'AMMnet se réunit tous les deux mois. Le Conseil d'administration peut se réunir plus souvent sur convocation du président du Conseil d'administration ou moins souvent si le Conseil d'administration est d'accord. Le quorum est atteint lorsque plus de 50% des membres du Conseil d'administration, ou au moins 5 membres du Conseil d'administration si le Conseil est petit, sont présents et que le président du Conseil d'administration est présent.

Participation aux réunions. Les réunions du conseil d'administration sont dirigées par le président du conseil d'administration. Les réunions du conseil d'administration sont par défaut ouvertes à tous les membres du comité, qui peuvent être invités expressément par un membre du conseil d'administration et peuvent se joindre à la réunion sur demande adressée au secrétariat. Le conseil d'administration indique clairement aux membres des comités que leur participation est souhaitée mais facultative. Le conseil d'administration peut décider de tenir une réunion ou une partie d'une réunion à huis clos ; dans ce cas, il doit le préciser à l'avance.

Décisions du conseil d'administration. Les réunions du conseil d'administration sont axées sur la prise de décision plutôt que sur la transmission d'informations. Les membres du conseil d'administration sont donc censés lire les lectures préalables si elles sont fournies et lire les mises à jour des comités, les bulletins d'information, etc. pour se tenir informés entre les réunions. Le conseil d'administration vote sur les recommandations formulées par les comités ou par le président du conseil d'administration. Le vote du président du conseil d'administration permet de départager les voix ; dans le cas contraire, le président du conseil d'administration s'abstient de voter. Tous les votes sont adoptés à la majorité (>50%) et tous les votes sont anonymes.

Ordres du jour des réunions et points à voter. L'ordre du jour des réunions est préparé par le président du conseil d'administration. Tout membre du conseil d'administration peut demander que des points soient ajoutés à l'ordre du jour, y compris des points soumis au vote du conseil d'administration.

Diffusion. Les comptes rendus des réunions sont rédigés par le secrétariat et diffusés dans le bulletin d'information d'AMMnet, directement auprès des membres du conseil d'administration et archivés dans le système de fichiers d'AMMnet dans un délai d'une semaine après la réunion. Les décisions importantes peuvent également être diffusées lors des séminaires d'AMMnet ou directement par courrier électronique.

Évaluation du conseil d'administration

Les performances du Conseil d'administration sont évaluées chaque année par le Conseil consultatif et les résultats sont communiqués à l'Assemblée générale d'AMMnet. Le processus d'évaluation des performances sera développé par le Comité de gouvernance et approuvé par le Conseil d'administration.

Le conseil d'administration s'interrogera tous les six mois dans le cadre d'une auto-évaluation informelle afin d'identifier rapidement si des processus ou des objectifs doivent être modifiés.

Président du conseil d'administration

Rôle du président du conseil d'administration

Rôle du Conseil d'administration et rôle exécutif. Le président du Conseil d'administration d'AMMnet cumule les fonctions de président du Conseil d'administration (président du Conseil d'administration) et de directeur du secrétariat (directeur exécutif). Si/quand AMMnet deviendra suffisamment grand pour nécessiter plus de personnel, le Conseil d'administration devra réexaminer la question de savoir si la présidence du Conseil d'administration doit continuer à être un rôle combiné. Dans son rôle de président du Conseil d'administration, le président du Conseil d'administration facilite l'implication du Conseil d'administration dans les opérations d'AMMnet, en approuvant les principes directeurs, les politiques, la stratégie et la mission. En tant que directeur exécutif, le président du conseil d'administration supervise le secrétariat et les activités quotidiennes d'AMMnet.

Sélection du président du conseil d'administration

Durée du mandat. Le mandat du président du conseil d'administration est limité à 2 ans non renouvelables. 

Sélection. Les présidents du conseil d'administration doivent avoir déjà siégé au conseil d'administration et avoir fait partie du comité de gouvernance ou du comité des finances. Le conseil d'administration désignera un président élu par vote 6 mois à 1 an avant l'expiration du mandat du président actuel ; le président élu sera recommandé par le comité de gouvernance et approuvé par le conseil d'administration. Il n'y a aucune exigence quant à la situation géographique, au sexe, au stade de carrière ou à l'expérience technique du président du conseil d'administration.

Démission. Si le président du conseil d'administration souhaite démissionner avant la fin de son mandat, il est prié de donner un préavis d'au moins deux mois. Si aucun président élu n'a été désigné, le conseil d'administration peut désigner un président intérimaire par nomination et vote du conseil d'administration. Tout membre du conseil d'administration peut exercer la fonction de président par intérim, qui assumera toutes les responsabilités du président du conseil d'administration jusqu'à ce que le prochain président du conseil d'administration soit sélectionné. Le mandat du président intérimaire ne peut excéder six mois.

Révocation. Le conseil d'administration peut révoquer le président du conseil d'administration par un vote de défiance des 2/3.

Activités du président du conseil d'administration

Réunions du conseil d'administration. Le président du conseil d'administration préside et anime les réunions du conseil d'administration ; avec le secrétariat, il établit un ordre du jour pertinent et le respecte ; il veille à ce que le conseil d'administration dispose des informations nécessaires.

Leadership et durabilité du conseil d'administration. Le président du conseil d'administration dirige et développe un conseil d'administration fort. Il fixe des objectifs et des attentes pour le conseil et veille à ce qu'ils soient atteints, cultive le leadership de chacun des membres du conseil et fait du développement du conseil une priorité. Le président du conseil d'administration sollicite les contributions des membres du conseil, veille à ce que tous fassent leur part et travaille avec le comité de gouvernance pour identifier et recruter de nouveaux membres. 

Gestion du budget. Le président du Conseil d'administration, en tant que directeur exécutif, gère les finances d'AMMnet selon les paramètres définis par le Conseil d'administration. Le président du Conseil d'administration peut proposer un budget à la Comité des finances, qui l'examinera, le révisera et l'approuvera.

Comités. Le président du Conseil d'administration s'assure que tous les membres du Conseil d'administration sont impliqués dans les activités des comités et peut recommander des présidents de comités à élire par le comité. Le président du Conseil d'administration examine la structure et les activités des comités pour s'assurer qu'elles sont conformes à la mission et aux objectifs stratégiques d'AMMnet, et peut recommander au Conseil d'administration la création de nouveaux comités ou la dissolution de comités existants. Le président du Conseil d'administration s'assure que les comités bénéficient d'un soutien adéquat de la part du Secrétariat. Le président du Conseil d'administration est membre des comités de gouvernance et des finances en tant que directeur exécutif. Le président du conseil d'administration peut choisir d'assister aux réunions des comités des objectifs si nécessaire. 

Président élu. Le président élu peut assumer les responsabilités du président du conseil d'administration si ce dernier est absent ou s'il démissionne ou est révoqué avant la fin de son mandat.

Soutien salarial. Le président du conseil d'administration peut prendre jusqu'à 20% de l'effort de couverture salariale d'AMMnet pour couvrir ses activités en tant que directeur exécutif. Les augmentations de cet effort doivent être approuvées par le Conseil d'administration.

Succession. Le président du conseil d'administration s'assure de l'existence d'un plan de succession pour le président du conseil d'administration.

Le secrétariat. Le président du conseil d'administration, en tant que directeur exécutif, gère le personnel du secrétariat. Les nouveaux postes du secrétariat doivent d'abord être approuvés par le conseil d'administration. Le président du conseil d'administration collabore avec le secrétariat pour documenter clairement les processus et les tâches que le conseil d'administration et le président du conseil d'administration accomplissent.

Sensibilisation et visibilité. Le président du conseil d'administration assure la promotion d'AMMnet à l'extérieur et encourage les membres du conseil d'administration à faire de même.

Évaluation du président du conseil d'administration

Les performances du président du conseil d'administration sont évaluées chaque année par le conseil d'administration sur la base de critères recommandés par le comité de gouvernance et approuvés par le conseil d'administration. Le conseil d'administration peut voter la prolongation du mandat du président du conseil d'administration au bout d'un an.

Comités de l'AMMnet

AMMnet compte 6 comités permanents : Gouvernance, Finances, et 4 comités d'objectifs (Connexion, Apprentissage, Développement de carrière et Meilleures pratiques).

Comités de gouvernance et des finances

Rôle du comité de gouvernance. Le comité de gouvernance veille au développement à long terme du conseil d'administration et supervise les comités d'objectifs. Le comité de gouvernance contrôle et évalue les activités des comités et recommande au conseil d'administration toute modification de la structure des comités, y compris la suppression des comités existants ou l'ajout de nouveaux comités. Le comité de gouvernance préconise l'affectation des comités, recherche activement, cultive et recrute des candidats au conseil d'administration, recommande des personnes pour l'élection au conseil d'administration et recommande un président élu du conseil d'administration. Le comité de gouvernance assure l'orientation et le mentorat des nouveaux membres du conseil d'administration.

Rôle du comité des finances. Le comité des finances supervise le budget et la gestion financière d'AMMnet. En collaboration avec le Secrétariat, le comité des finances élabore et propose des budgets qui sont soumis à l'examen et à l'adoption de l'ensemble du Conseil d'administration. Le comité des finances reconnaît les problèmes financiers et agit en conséquence ; elle conseille le Conseil d'administration sur la faisabilité des activités et des stratégies proposées compte tenu de la situation fiscale ; elle approuve les budgets détaillés des comités, des groupes de travail et du secrétariat.

Composition. Les comités de gouvernance et des finances sont composés exclusivement de membres du conseil d'administration. Les nouveaux membres des comités de gouvernance et des finances sont nommés par le comité concerné ou par le président du conseil d'administration et sont proposés au conseil d'administration pour la sélection finale. Le comité de gouvernance doit compter au moins 4 membres. Le comité des finances doit compter au moins 2 membres.

Président du comité. Chaque comité a un président qui dirige les réunions et sert de point de contact pour le comité. Le mandat du président du comité est limité à deux ans : il est élu pour un an et renouvelé pour une année supplémentaire. Les présidents sont proposés par n'importe quel membre du comité et élus par un vote majoritaire du comité.

Réunions des comités. Les réunions du comité sont dirigées par le président du comité, qui fixe l'ordre du jour de la réunion. Le quorum est atteint lorsque le président est présent et que plus de 50 % des membres du comité ou au moins trois membres du comité sont présents, le nombre le plus élevé étant retenu. Les réunions des comités de gouvernance et des finances sont ouvertes à tous les membres du conseil d'administration. Tous les comités se réunissent au moins tous les deux mois.

Diffusion. Les procès-verbaux des réunions du comité sont rédigés par le secrétariat ou par un membre du comité si le secrétariat n'est pas présent. Les comptes rendus des réunions sont communiqués au conseil d'administration dans la semaine qui suit la réunion.

Critères d'assiduité. On attend des membres du comité qu'ils assistent à toutes les réunions du comité. L'exigence minimale de présence est de deux tiers des réunions sur une période d'un an. Les membres du comité doivent avoir une raison raisonnable de manquer une réunion et de la prévenir suffisamment à l'avance. Si un membre du comité manque une réunion, il doit se rattraper en lisant les comptes-rendus des réunions. Si un membre du comité est constamment incapable d'assister aux réunions du comité, il peut être renvoyé du comité, sous réserve d'un vote des 2/3 du conseil d'administration.

Limitation des mandats et révocation. La durée du mandat des membres des comités de gouvernance et des finances n'est pas limitée en dehors de la durée du mandat des membres du conseil d'administration. La révocation d'un membre du comité de gouvernance ou du comité financier requiert un vote des 2/3 du conseil d'administration. 

Évaluation. Les comités de gouvernance et des finances sont évalués par le conseil consultatif dans le cadre du processus d'évaluation du conseil d'administration.

Comités d'objectifs : Rôle et composition

Rôle des comités d'objectifs. Les comités d'objectifs supervisent les activités et les projets qui remplissent la mission d'AMMnet. Chaque comité définit, oriente et hiérarchise les activités ; le comité forme et évalue les groupes de travail chargés de mener à bien les activités. Chaque comité dispose d'une déclaration d'objectif définie.

Composition. Les comités d'objectifs sont composés de 8 membres au maximum, à moins que le comité n'ait voté une augmentation de sa taille. Chaque comité d'objectif doit compter au moins un membre du Conseil d'administration. Les membres d'AMMnet demandent à faire partie d'un comité d'objectif en envoyant une déclaration d'intérêt d'un paragraphe au président du comité ou au secrétariat. Le président du Comité nommera des candidats parmi les personnes intéressées ; les candidats nommés sont soumis au vote des membres existants du Comité d'objectif. Les nouveaux membres du comité peuvent également être nommés directement par un membre actuel du comité objectif ; les candidats nommés directement seront également soumis au vote du comité. Le comité objectif peut choisir de modifier la procédure de recrutement de nouveaux membres, à condition de documenter la procédure modifiée et de la faire approuver par le comité de gouvernance.

Président du comité. Chaque comité a un président qui dirige les réunions et sert de point de contact pour le comité. Le mandat du président ducomité est limité à deux ans : il est élu pour un an et renouvelé pour une année supplémentaire. Les présidents peuvent être proposés par n'importe quel membre du comité, par le comité de gouvernance, par le conseil d'administration ou par le président du conseil d'administration, et sont élus à la majorité des voix du comité.

Limitation des mandats. Pour les comités d'objectifs, la durée du mandat est limitée par défaut à deux ans, mais elle peut être levée par un vote du comité d'objectifs, en gardant à l'esprit la nécessité pour le comité de cultiver de nouveaux membres. Le comité de gouvernance peut tenir compte de la rotation des membres lors de l'évaluation des comités d'objectifs.

Modification de la composition du comité. Les membres d'un comité peuvent être retirés d'un comité d'objectif après nomination par le président du comité, vote du comité d'objectif, et examen et vote du comité de gouvernance. Les présidents des comités peuvent être révoqués à la suite d'un vote du conseil d'administration. Les motifs de révocation peuvent inclure la non-participation, des violations du code de conduite ou d'autres raisons à préciser par le président qui a proposé la nomination.

Comités des objectifs : Opérations et évaluation

Déclaration d'intention du comité. Le comité de gouvernance rédigera le(s) objectif(s) de chaque comité des objectifs. Les comités d'objectifs affineront leur(s) objectif(s) dans une déclaration d'intention, qui sera approuvée par le Conseil. La déclaration d'intention servira à orienter la mission et l'étendue des activités de chaque comité.

Réunions des comités. Les réunions du comité sont dirigées par le président du comité, qui fixe l'ordre du jour de la réunion. Le quorum est atteint lorsque le président est présent et que plus de 50 % des membres du comité ou au moins 3 membres du comité sont présents. Les réunions du Comité des objectifs sont par défaut ouvertes à tous les membres d'AMMnet ; toutefois, le Comité peut décider de tenir certaines réunions ou parties de réunions à huis clos, moyennant un préavis. Les membres d'AMMnet peuvent contacter le secrétariat ou le président du comité pour recevoir une invitation à une réunion. Tous les comités se réunissent au moins tous les deux mois.

Critères d'assiduité. On s'attend à ce que les membres du comité assistent à toutes les réunions du comité. L'exigence minimale de présence est de la moitié des réunions sur une période d'un an. Les membres du comité doivent avoir une raison raisonnable de manquer une réunion et la prévenir suffisamment à l'avance. Si un membre du comité manque une réunion, il doit se rattraper en lisant les comptes-rendus des réunions. Si un membre du comité est constamment incapable d'assister aux réunions du comité, il peut être exclu du comité.

Diffusion. Les procès-verbaux des réunions du Comité seront rédigés par le Secrétariat ou par un membre du Comité si le Secrétariat n'est pas présent. Les comptes rendus des réunions seront communiqués au Conseil d'administration dans la semaine suivant la réunion et à l'ensemble des membres d'AMMnet par le biais de la lettre d'information d'AMMnet.

Nouveaux comités d'objectifs. De nouveaux comités d'objectifs peuvent être proposés au comité de gouvernance, qui peut recommander la formation du nouveau comité au conseil d'administration pour approbation. En cas d'approbation, le nouveau comité d'objectifs rédigera une déclaration d'intention en suivant le processus décrit ci-dessus.

Évaluation. Les activités et l'efficacité des comités d'objectifs seront contrôlées par le comité de gouvernance et le conseil d'administration. Le comité de gouvernance élabore une grille d'évaluation pour chaque comité d'objectifs sur la base de sa déclaration d'intention ; cette grille est mise à la disposition du comité d'objectifs à des fins d'auto-évaluation. Le comité de gouvernance lancera l'évaluation annuelle de chaque comité objectif à l'aide de la grille d'évaluation. Les résultats de l'évaluation seront examinés par le Conseil d'administration, qui formulera des recommandations à l'intention du comité d'objectif et votera sur le maintien du comité d'objectif l'année suivante.

Groupes de Travail (Task Forces)

Rôle des groupes de travail

Les groupes de travail réalisent les activités et les projets d'AMMnet. Chaque groupe de travail a un objectif prédéfini, une portée et un mandat d'une durée maximale d'un an avec des résultats clairs définis lors de la formation du groupe de travail. Les mandats de plus d'un an doivent être approuvés par le comité de surveillance du groupe de travail.

Formation de groupes de travail

Les groupes de travail peuvent être constitués de deux manières.

Formation descendante. Tous les comités, le conseil d'administration et le président du conseil d'administration peuvent créer des groupes de travail chargés d'exécuter des activités et des projets spécifiques. 

Formation ascendante. Tout membre d'AMMnet peut créer une task force en la proposant à l'un des comités ou en contactant le secrétariat pour faciliter la mise en relation avec un comité. Si le Comité approuve la Task Force, celle-ci est constituée. 

Comité de surveillance. Chaque groupe de travail dispose d'un comité de surveillance qui est désigné lors de la création du groupe de travail. Pour les task forces descendantes, le comité de surveillance est le comité qui a créé la task force ou un comité sélectionné par le conseil d'administration ou le président du conseil d'administration si la task force est créée par le conseil d'administration ou le président du conseil d'administration. Pour les groupes de travail ascendants, le comité de surveillance est le comité qui a approuvé le groupe de travail. Un groupe de travail ne peut avoir qu'un seul comité de surveillance ; si plusieurs comités sont intéressés par un groupe de travail, l'un d'entre eux doit être sélectionné comme comité de surveillance. Cette décision peut être prise par les comités concernés en fonction de la manière dont les principales activités du groupe de travail sont liées à l'un ou l'autre comité, ou par un vote du conseil d'administration si aucun accord ne peut être trouvé au niveau du comité.

Composition. Les groupes de travail peuvent être composés de membres et de non-membres d'AMMnet. Chaque groupe de travail doit comprendre un membre qui est membre de son comité de surveillance ; cette personne facilitera le flux d'informations vers le comité de surveillance et pourra ou non contribuer activement aux résultats. 

Taille et recrutement des groupes de travail. Le conseil d'administration recommande que la taille des task forces soit limitée à 10 membres, mais chaque task force peut s'élargir à plus de 10 membres sur approbation de son comité de surveillance. Les groupes de travail sont encouragés à prendre en compte la diversité en termes de localisation géographique, de sexe, de stade de carrière et d'expérience technique lorsqu'ils recrutent des membres. Les groupes de travail peuvent contacter le secrétariat s'ils souhaitent recruter parmi les membres d'AMMnet par le biais d'une lettre d'information ou d'une autre annonce. La méthode de sélection des membres du groupe de travail est laissée à l'appréciation du groupe de travail ; les groupes de travail peuvent s'inspirer de la méthode de sélection décrite dans les présents termes de référence pour les membres du comité d'objectifs s'ils souhaitent obtenir des conseils. Le processus de sélection choisi doit être clairement documenté et communiqué au comité de surveillance. Les groupes de travail peuvent également envisager d'utiliser un questionnaire pour évaluer l'engagement et l'aptitude des membres potentiels du groupe de travail.

Dissolution d’un groupe de travail. Les groupes de travail sont automatiquement dissous lorsqu'ils ont atteint leur(s) objectif(s) et/ou qu'ils sont arrivés au terme de leur mandat. Les groupes de travail peuvent être prolongés avec l'approbation du comité de surveillance. Le Comité de surveillance peut choisir de dissoudre le groupe de travail plus tôt s'il a déterminé que le groupe de travail est inactif ou ne répond plus à la mission et/ou aux valeurs d'AMMnet.

Opérations du groupe de travail

Déclaration d'intention. Dans un délai d'un mois à compter de sa constitution, un groupe de travail doit rédiger une déclaration d'intention, qui contiendra le ou les objectifs, la portée, la durée, la finalité et les résultats attendus du groupe de travail. Cette déclaration sera examinée par le comité de surveillance de la task force et soumise à un vote d'approbation. Si elle n'est pas approuvée, la déclaration d'intention doit être révisée et soumise à nouveau dans un délai d'un mois à compter du vote. Si la déclaration d'intention n'est pas approuvée trois fois, la task force sera dissoute.

Président du groupe de travail. Chaque groupe de travail doit avoir un président qui sert de personne de contact pour le groupe de travail et gère les opérations du groupe de travail. La méthode de sélection du président du groupe de travail est laissée à la discrétion du groupe du travail.

Réunions du groupe de travail. Les réunions du groupe de travail sont gérées par son président. La définition du quorum est laissée à la discrétion du groupe de travail. Le procès-verbal de la réunion doit être rédigé par un membre du groupe de travail et communiqué au comité de surveillance dans la semaine qui suit la réunion. Les comptes rendus des réunions peuvent être publiés dans le bulletin d'information AMMnet sur demande.

Besoins budgétaires. Les groupes de travail peuvent demander un soutien financier à AMMnet. Les demandes de budget doivent d'abord être approuvées par le Comité de surveillance et le Comité des finances.

Évaluation des groupes de travail

Les performances du groupe de travail seront régulièrement examinées par son comité de surveillance. La périodicité de l'évaluation sera fixée lors de la création du groupe de travail et ne sera pas plus fréquente que trimestrielle et pas moins fréquente qu'annuelle. Le comité de surveillance, en collaboration avec le président du groupe de travail, adaptera la grille d'évaluation standard du groupe de travail pour répondre aux besoins de chaque groupe de travail.

Rubrique standard

Obligatoire:

  • Les activités du groupe de travail sont-elles conformes à la mission et aux valeurs d'AMMnet ?
  • Le groupe de travail est-il sur la bonne voie pour atteindre les objectifs qu'il s'est fixés dans sa déclaration d'intention?
  • Le groupe de travail doit-il être maintenu ou dissous ? (vote du comité de surveillance)

Obligatoire pour les groupes de travail qui ont reçu un financement:

  • Le groupe de travail a-t-il géré ses fonds de manière appropriée et responsable pour atteindre ses objectifs ?

En option:

  • Le groupe de travail a-t-il maintenu un niveau d'activité approprié ou existe-t-il un plan visant à accroître l'engagement et l'activité ?
  • Y a-t-il des besoins du groupe de travail qui pourraient être mieux satisfaits par son comité de surveillance, le secrétariat ou l'ensemble des membres d'AMMnet ?

D'autres questions d'évaluation seront ajoutées si nécessaire.

Sous-groupes

Définition. Les sous-groupes sont des sous-organisations de base thématiques, géographiques et/ou basées sur les intérêts, formées par les membres d'AMMnet. Parmi les exemples, citons le sous-groupe sur la chimioprévention, le groupe francophone et le chapitre nigérian d'AMMnet.

Rôle des sous-groupes. Les sous-groupes offrent aux membres d'AMMnet des opportunités informelles de se connecter et d'encourager la discussion et la collaboration entre les membres. Le nombre minimum de membres d'un sous-groupe est de 2 membres d'AMMnet.

Formation et composition. Les sous-groupes peuvent être formés par tout membre d'AMMnet. Leur composition est laissée à l'entière discrétion du sous-groupe lui-même. Nous demandons aux sous-groupes de fournir au secrétariat le nom et l'adresse électronique d'une personne de contact ainsi qu'une brève déclaration, un objectif ou une description du sous-groupe. Le secrétariat tiendra une liste des sous-groupes actifs, qui sera mise à jour tous les six mois.

Besoins administratifs. Les sous-groupes sont invités à contacter le secrétariat pour toute annonce concernant le bulletin d'information, les besoins en matière de diffusion ou de recrutement, ou toute autre demande administrative.

Besoins budgétaires. Un sous-groupe qui a besoin de ressources financières pour mener à bien une activité doit constituer un groupe de travail ascendant pour cette activité et suivre les procédures décrites pour les groupes de travail.

Évaluation. Les sous-groupes ne sont pas évalués mais peuvent, s'ils le souhaitent, demander un retour d'information à un comité.

Conseil consultatif

Rôle. Le Comité consultatif apporte son expertise pour aider le Conseil d'administration d'AMMnet à fonctionner plus efficacement. Le Comité consultatif peut être consulté par les membres du Conseil d'administration, examine l'évaluation annuelle du Conseil d'administration d'AMMnet et fait des recommandations au Conseil d'administration.

Composition. Le Comité consultatif est composé d'au moins 3 et d'au plus 8 membres avec un mandat renouvelable de 3 ans. Lors de la nomination et du renouvellement des membres du Conseil consultatif, le Conseil d'administration d'AMMnet doit veiller à ce que de nouvelles voix se fassent entendre au sein du Conseil consultatif afin que celui-ci ne stagne pas. Le Comité de gouvernance surveillera et travaillera pour assurer la diversité en termes de localisation géographique, de sexe, de stade de carrière et d'expérience technique parmi les membres du Conseil consultatif. Le comité consultatif doit inclure des parties prenantes de la modélisation ou des consommateurs de la modélisation appliquée au paludisme. Les anciens membres du conseil d'administration d'AMMnet et les membres actuels d'AMMnet peuvent être membres du conseil consultatif, mais l'adhésion à AMMnet n'est pas obligatoire. Jusqu'à un tiers des membres du comité consultatif peuvent être des membres actifs d'AMMnet, actifs étant définis comme membres d'un comité ou d'un groupe de travail. Les membres actuels du conseil d'administration ne peuvent pas être membres du conseil consultatif. Les membres du conseil consultatif ne sont pas tenus de travailler dans le domaine du paludisme ou d'être des modélisateurs.

Sélection. Les membres du conseil consultatif sont proposés par le comité de gouvernance et sélectionnés par le conseil d'administration d'AMMnet.

Fonctionnement. Le conseil consultatif se réunit chaque année, si possible en personne. La réunion d'évaluation (présentation par le conseil d'administration d'AMMnet comprenant un résumé des activités et une discussion sur la stratégie) est ouverte à tous les membres d'AMMnet ; elle sera suivie d'une session à huis clos avec le conseil d'administration d'AMMnet. Le quorum est atteint lorsque plus de 50 % des membres du conseil consultatif sont présents en personne ou virtuellement. Le secrétariat rédigera le procès-verbal de la réunion et le publiera dans le bulletin d'information d'AMMnet. Le(s) principal(aux) bailleur(s) de fonds d'AMMnet sera(ont) invité(s) à la session ouverte de la réunion du Conseil consultatif.

Secrétariat

Rôle. Le secrétariat fournit un soutien administratif et logistique aux activités d'AMMnet, y compris les activités du conseil d'administration, du conseil consultatif, des comités, des groupes de travail et des sous-groupes.

Composition. Le secrétariat est dirigé par le directeur exécutif (la même personne que le président du conseil d'administration pour l'instant), qui supervise les autres membres du personnel administratif. L'ouverture de nouveaux postes au sein du secrétariat requiert l'approbation du conseil d'administration. Le directeur exécutif gère le processus d'embauche et décide en dernier ressort des personnes à recruter.

Fonctionnement. Le directeur exécutif est responsable de la gestion du personnel du secrétariat et de la supervision des activités du secrétariat. Les activités et les responsabilités du secrétariat comprennent, sans s'y limiter, des tâches administratives telles que :

  • Rédiger les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et des comités
  • Etablir l'ordre du jour des réunions sous la direction des présidents
  • Gestion des invitations au calendrier et des réunions virtuelles
  • Gérer les communications officielles et les annonces aux membres
  • Maintenance du site web
  • Assemblage du bulletin d'information
  • Gestion de la traduction des documents et des événements d'AMMnet
  • Assister le conseil d'administration, les comités et les groupes de travail dans l'administration et l'organisation d'événements
  • Aider le conseil d'administration, les comités et les groupes de travail à faire connaître les événements et les activités
  • Aider à faire le lien entre les différents groupes linguistiques au sein des comités et des groupes de travail
  • Gestion du traitement des nouvelles adhésions et de la base de données
  • Gestion de l'administration des bénéficiaires de subventions
  • Gestion des contrats et des paiements des fournisseurs
  • Suivre les dépenses réelles et prévues conformément au budget établi par lecomité des finances et le conseil d'administration
  • Tenir le président du conseil d'administration informé des activités des comités, des groupes de travail et des sous-groupes
  • Identifier et faciliter les communications entre les comités lorsque cela s'avère nécessaire

Évaluation. L'évaluation des performances du personnel du secrétariat est gérée par le directeur exécutif. Le secrétariat dans son ensemble est évalué chaque année par le conseil d'administration sous la direction du président élu.

Droits et responsibilités des membres d'AMMnet

Admissibilité des membres

Aucune condition d'adhésion n'est requise pour rejoindre AMMnet. Tout le monde est le bienvenu.

Participation aux activités d'AMMnet

Tous les membres d'AMMnet sont invités à participer aux activités d'AMMnet telles que les séries de séminaires, les réunions, les tables rondes et les réunions des comités. Les membres d'AMMnet peuvent répondre aux appels d'offres d'AMMnet et aux bourses de voyage d'AMMnet. Les membres d'AMMnet peuvent former des groupes de travail, des sous-groupes et demander à participer à des comités d'objectifs. Les membres d'AMMnet peuvent proposer des activités à n'importe quel comité ou membre du conseil d'administration. Les membres d'AMMnet peuvent participer et voter aux assemblées générales d'AMMnet.

Assemblée générale

Les décisions majeures, telles que la ratification des termes de référence, seront présentées par le Bureau aux membres d'AMMnet lors des assemblées générales. Le Bureau fera une recommandation et tous les membres d'AMMnet présents à l'Assemblée générale pourront voter sur cette recommandation, qui sera approuvée à la majorité. Le quorum est défini comme étant au moins 50 membres d'AMMnet présents à l'Assemblée générale.

Code de conduite

Soyez aimable et attentif aux autres. N'insultez pas les autres membres d'AMMnet et ne les rabaissez pas. Adoptez un comportement respectueux. Rappelez-vous que le harcèlement et les blagues sectaires (sexistes, racistes, homophobes, etc.) ou d'exclusion ne sont pas appropriés pour AMMnet. Nous ne tolérons aucune forme de harcèlement à l'encontre des membres d'AMMnet. Merci de contribuer à faire de ce réseau une communauté accueillante et amicale pour tous. (Adapté du CoC de RosettaCon)

Suppression de membres d’AMMnet

Les membres peuvent être radiés d'AMMnet s'ils ont enfreint le code de conduite. Les violations du Code de conduite doivent être signalées au Comité de gouvernance, qui examinera le rapport et votera sur la radiation du membre. Un membre radié de cette manière peut faire appel de la radiation une fois et peut se réinscrire à AMMnet deux ans après sa radiation. Son retour au sein d'AMMnet doit être approuvé par le Comité de gouvernance.

Les membres peuvent choisir de quitter AMMnet à tout moment en informant le secrétariat.

Mandat processus

Révisions majeures

Les modifications majeures des termes de référence, y compris la rédaction des premiers termes de référence, doivent être approuvées par le Conseil d'administration et l'Assemblée générale. Tout membre d'AMMnet peut proposer des modifications majeures au Comité de gouvernance.

Le Comité de gouvernance rédigera le texte initial ou la révision, qui sera ensuite examiné par le Conseil d'administration. Une fois que le Conseil d'administration aura approuvé le mandat mis à jour, il présentera les changements aux membres d'AMMnet lors d'une assemblée générale pour ratification. Un vote à la majorité est nécessaire pour approuver le mandat ou la révision. Le Bureau communiquera le texte ou la révision aux membres d'AMMnet au moins 14 jours avant l'Assemblée générale. Le Secrétariat annoncera les résultats du vote de l'Assemblée générale dans le bulletin d'information et d'autres moyens de diffusion.

Le conseil d'administration réexaminera l'ensemble du mandat au moins tous les deux ans et identifiera les parties à réviser. Le conseil d'administration peut décider de mettre à jour le mandat avant la fin de la période de deux ans, si nécessaire. Tout membre du conseil d'administration peut proposer une mise à jour du mandat.

Modifications mineures

Tout membre d'AMMnet peut proposer des amendements mineurs au mandat au Comité de gouvernance, qui décidera s'il s'agit d'un amendement mineur ou d'une révision majeure. En cas d'approbation par le Comité de gouvernance, l'amendement mineur sera rédigé par le Comité de gouvernance pour approbation par le Conseil d'administration. Aucune ratification par l'Assemblée générale n'est requise pour les modifications mineures. Le secrétariat annoncera la modification dans le bulletin d'information et d'autres moyens de diffusion.

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